Co je to online fakturační systém a proč byste ho měli používat?

Nejlepší fakturační nástroje pro freelanceri a malé firmy

Pokud jste začínající freelancer nebo malý podnikatel, dost často vaše účetnictví možná vypadá takhle:

  • Za své služby nebo prodané produkty vystavujete každý měsíc faktury.
  • Na vystavení faktury používáte Word, Excel nebo Google Docs. Čísla faktur přepisujete manuálně.
  • Máte vyhrazenou krabici, do které házíte účtenky za zboží a služby, které lze považovat za vaše firemní náklady a všechny faktury vystavené vaší firmě.
  • Na konci měsíce vytisknete všechny odeslané faktury, přibalíte je do krabice s účtenkami a zanesete své účetní. Ta si s tím už poradí.
  • Pokud se potřebujete zorientovat ve svém cashflow, zaznamenat vyplacené faktury, výdaje, odvody, výplaty nebo plánovat platby za DPH, či investice – znovu použijete Excel nebo Google Docs.
  • Zaplacené faktury vůči platbám na firemním účtu kontrolujete manuálně.
  • Platí vám klienti včas? Pokud ne, připomenete se mailem, v případě přátelštějších vztahů telefonicky.

Časem se vaše podnikání rozběhne a faktur přibývá. Začíná být otravné sledovat čísla faktur, kopírovat částky z dokumentu do dokumentu. Kromě toho se může vynořovat mnoho otázek: Nezapomněli jste něco započítat? Kdo vám už faktury vyplatil a kdo ne? Komu je třeba poslat připomínku?


Naši partneři

UpGates.cz moderní e-shopy na míru

Pokud se nacházíte v této fázi, dozrál čas na fakturační systém!

Nejlepší fakturační nástroje pro freelancery a malé firmy pro rok 2020 @hostingcentrum #freelance

Hlavní vlastnosti fakturačního systému

Jakou funkcionalitu od dobrého fakturačního systému očekávat? Především to záleží od vašeho podnikání. Pro někoho je rozhodující pouze počet evidovaných kontaktů a faktur. Pro eshopy zase možnost propojení fakturačního systému s e-shopem, s platební bránou a automatizované párování plateb.

Při výběru fakturačního systému zvažte, které funkcionality pro své podnikání potřebujete. Většinou si můžete vybrat z různých balíčků a pokud se vaše podnikání rozroste, můžete přejít na vyšší balík.

Jaké výhody vám přináší fakturační systém?

Především šetří váš čas. Finanční procesy se zefektivní a vy se můžete soustředit na podstatu vašeho podnikání. Údaje evidujete jen jednou, fakturační systém se postará o statistiky, připomínky neplatičům, exporty pro účetní systém, případně elektronické podání pro Finanční úřad. Bez opakovaného přepisování údajů zkontrolujete obrat, cashflow a naplánujete si investice.

Zároveň zjednodušíte práci vaší účetní. Poskytnete jí exportované údaje pro účetní systém v elektronické podobě, aby nemusela každou fakturu nahazovat do jejího účetního systému manuálně.

Přehled českých a slovenský fakturačních systémů

Zaměřme se nyní na srovnání online fakturačních nástrojů pro české a Slovenské freelancery a malé podnikatele. Jaké funkce poskytují? Se kterými účetními systémy jsou kompatibilní? Pomůžeme vám vybrat nejvhodnější fakturační systém pro vás.

Každý z fakturačních systémů v tomto článku má následující funkcionality:

  • Evidování kontaktů.
  • Evidování faktur.
  • Možnost vytvářet vlastní číslování pro faktury.
  • Přizpůsobení vzhledu faktury podle vašich potřeb (např. vložení loga, vlastních textů apod.).
  • Generování QR kódu pro zjednodušení platby na straně vašeho klienta.
  • Přizpůsobení pro plátce DPH.
  • Propojení systému na několik bankovních účtů.
  • Přístupy pro více uživatelů.
  • Evidování nákladů.
  • Statistiky příjmů.
  • Párování plateb – propojení fakturačního systému s bankou.
  • Více účtů.
  • Automatizované upomínky pro neplatiče.
  • Možnost duplikovat faktury při pravidelných platbách od klientů.
  • Možnost exportovat data pro účetní systémy.
  • Integraci s platební bránou (což oceníte pokud jste eshop nebo nabízíte online služby).
  • API.
  • Podporu pro EET.

Záleží od zvoleného balíčku, které možnosti jsou pro vás dostupné. V článku se zaměříme hlavně na rysy, kterými se fakturační systémy odlišují.

Fakturoid.cz

Fakturoid je fakturační systém českých vývojářů Lukáše Konarovského a Jana Korbela. Vznikl na základě jejich živnostenských zkušeností. Na trhu je od roku 2009. Dostupné jsou balíky Sólo, Sólo+ a Firma. Vybrat si můžete měsíční nebo roční předplatné. Podrobné srovnání balíků najdete na webu.

Fakturoid je výborný fakturační systém pro eshopy, které nejlépe využijí automatizování faktur, párování plateb a napojení na platební bránu přes API.

Klady a zápory Fakturoid.cz

Klady (+)Zápory (-)
+ Pro české i slovenské podnikatele.- Pro SR omezený počet bank na párování plateb - zatím jen s ČSOB, Fio a Tatra bankou (na základě IBAN).
+ Webová aplikace i mobilní aplikace (iOS, Android).- Kvůli odlišné české legislativě není pro SR zatím zapracovaná funkcionalita pro sledování obratu ani exporty pro Finanční úřad.
+ Pro SR je možné používat na fakturách slovenštinu, menu EUR, předvyplnění údajů o odběratelích na základě SK IČ.- Není telefonická zákaznická podpora.
+ Dostupných 8 jazyků pro faktury i načtení kurzů z ČNB/ECB.
+ Integrace s platební bránou GoPay.
+ Integrace plateb přes PayPal.
+ Exporty do účetních programů Money S3, Pohoda, Abra Flexibee, Ježek DUEL, Ekonom a Harmonik.
+ Pro ČR daňové přiznání FO (pokud používáte paušální náklady), přiznání k DPH.
+ API - pro každý balík dostupný jiný počet požadavků.
+ Podle zvoleného balíčku přístup pro 1-5 uživatelů.
+ Zákaznická podpora přes chat nebo email.
+ Omezená verze dostupná zdarma (5 odběratelů/dodavatelů, faktury, náklady, statistiky a automatické upomínky).
+ Pro roční předplatné sleva 1 měsíc zdarma.
+ 50% sleva na roční předplatné pro začínající podnikatele (pokud byly registrovaní v Obchodním rejstříku do 12 měsíců před požádáním o slevu).
+ Garance vrácení peněz do 14 dní.

iDoklad.cz

Česká akciová společnost Solitea ČR se specializuje na vývoj podnikových systémů pro malé a střední podnikatele. Ve svém portfoliu mají: účetní program Money S3, ERP systémy Money S4 a Money S5, fakturační systém iDoklad, pokladní systém Prodejna SQL a aplikace pro vystavování účtenek Profi Účtenka.

Fakturační systém iDoklad je na trhu od roku 2011, od roku 2012 i v první mobilní verzi. iDoklad byl do roku 2016 pro všechny zdarma. Nyní jsou dostupné placené balíky Základní, Oblíbený a Prémiový. Vybrat si můžete měsíční nebo roční předplatné. Podrobné srovnání balíků naleznete na webu.

Dnes iDoklad využívá více než 200 tisíc malých podnikatelů a firem v Čechách a na Slovensku. Je to komplexní fakturační systém, ale pro e-shopy chybí integrace s platební bránou.

Klady a zápory iDoklad.cz

Klady (+)Zápory (-)
+ Pro české i slovenské podnikatele.- Chybí integrace s platební bránou.
+ Webová aplikace i mobilní aplikace (iOS, Android).- Pro SR není funkcionalita pro podání na Daňový úřad.
+ Načítání kurzů měn pro zahraniční platby, možnost úpravy kurzu.- Není zákaznická podpora přes chat.
+ Možnost označit položky skladem + sklad.
+ Integrace plateb přes PayPal.
+ Exporty do účetních programů Money S3, Pohoda, Ježek DUEL, Altus, Vario.
+ Pro ČR daňové přiznání FO (pokud používáte paušální náklady) a přiznání k DPH.
+ API - v ČR verzi pro vyšší dva balíky, v SR pouze pro nejvyšší balík.
+ Podle zvoleného balíčku přístup pro 2-9 uživatelů.
+ Zákaznická podpora přes telefon nebo zadáním otázky přímo v aplikaci (odpověď mailem).
+ Pokud potřebujete jen evidovat faktury a máte méně než 5 odběratelů, dostupná je omezená verze iDokladu zdarma.
+ 50% sleva na roční předplatné pro neziskové organizace.
+ 30% sleva pro uživatele účetního systému Money S3 (se zaplacenou aktualizací).
+ 60 denní trial zdarma.
+ Garance vrácení peněz do 30 dnů.
+ Umožňuje několik číselných rad pro faktury.
+ Samostatná zákaznická telefonická linka pro ČR i SR.

SuperFaktura.cz

Fakturační systém SuperFaktura je produkt slovenské webové agentury 2day. Na trhu je od roku 2011 a má více než 70 tisíc uživatelů na Slovensku, v Česku a Rakousku. Dostupné jsou balíky Základní, Standardní a Prémiový. Vybrat si můžete měsíční, pololetní nebo roční předplatné. Při půlročním a ročním předplatném získáváte slevu. Podrobné srovnání balíků naleznete na webu.

SuperFaktura je fakturační systém svou funkcionalitou srovnatelný se systémem Fakturoid nebo iDoklad, cenově je výhodnější. Nenabízí integraci s nejznámější platební bránou GoPay, ale v nabídce jsou brány Besteron a Barion.

Klady a zápory SuperFaktura.cz

Klady (+)Zápory (-)
+ Pro české i slovenské podnikatele.- Není funkcionalita pro podání na Daňový úřad.
+ Webová aplikace i mobilní aplikace (iOS, Android).
+ Faktury, náklady, kontakty a dodací listy v 11 jazycích, podpora pro platby v 15 různých měnách.
+ Sklad, ceníky, kniha jízd.
+ Exporty pro kurýry.
+ Platební brána Barion pro ČR a SR, platební brána Besteron pro SR.
+ Integrace plateb přes PayPal.
+ Exporty do účetních programů Money S3, Pohoda, proluce, ISDOC, MRP (Money S, Pohoda, Omega, MRP, proluce, Alfa+, Oberon, MK soft pro SR).
+ API pouze v nejvyšším balíku. Možnost dokoupit doplňkovou službu - programátorskou pomoc při implementaci.
+ Podle zvoleného balíčku přístup pro 2 až neomezený počet uživatelů.
+ Zákaznická podpora přes telefon, mail nebo livechat.
+ 30 denní trial zdarma.
+ Garance vrácení peněz do 14 dní.
+ Umožňuje několik číselných řad pro faktury.
+ Online formulář pro vytvoření faktury zdarma.

iKros

Firma Kros je prodejcem ekonomických softwarů již 25 let. Nabízí produkty pro jednoduché a podvojné účetnictví Alfa+ a Omega, pro daňové přiznání Taxa a fakturační systém iKros. Dále má v nabídce podnikové softwary (na firemní statistiky, mzdy a personalistiku, podnikové účetnictví), stavební software (na oceňování a řízení staveb a digitální stavebnictví) a znalecký software (na ohodnocování nemovitostí, znalecký deník a vyúčtování).

Fakturační systém iKros je v nabídce od roku 2013 a má již více než 84 tisíc uživatelů. Dostupné jsou tři balíky iKros Štart (zdarma), iKros Pro a iKros Flexi. V nejvyšším balíčku je možné flexibilně si navolit funkcionalitu podle potřeb podnikatele, cena balíčku je pak přizpůsobena výběru.

iKros je vhodný pro začínajícího podnikatele, který hledá vysloveně nejlevnější fakturační systém – jeho balík iKros Start umožňuje vystavování faktur zdarma pro neomezený počet odběratelů. Ostatní systémy to umožňují zdarma maximálně pro 5 odběratelů.

Klady a zápory iKros

Klady (+)Zápory (-)
+ Vhodný pro podnikatele na Slovensku.- Exporty pro účetní jsou pouze ve formátu PDF nebo XLSX.
+ Webová aplikace i mobilní aplikace (iOS, Android).- Přímé propojení fakturačního systému je pouze na účetní systémy Alfa+ a Omega.
+ Balík iKros Štart je zdarma, tedy základní fakturace přičemž není omezen počet odběratelů ani počet faktur.- Platební brány jsou integrovány pouze pro vlastní eshopové řešení INTEO.
+ Minisklad.- Není funkcionalita pro podání na Daňový úřad.
+ Vlastní e-shopové řešení INTEO podporuje platební brány TrustPay, GoPay - e-shop je však zvlášť placená služba.- Chybí zákaznická podpora přes chat.
+ Propojení iKros s libovolným e-shopem přes INTEO konektor.
+ Zákaznická podpora telefonicky (v pracovní dny, v čase 8:00 - 15:30) nebo kontaktní formulář.
+ Umožňuje několik číselných řad pro faktury.
+ Více uživatelů v nejvyšším balíku.
+ Videonávody na webu, FAQ, blog s články o účetnictví a fakturaci.

Vyfakturuj.cz

Vyfakturuj je fakturační systém od české firmy Redbit s.r.o., která kromě něj vyvíjí i systémy SimpleShop (prodejní systém na ebooky, webináře, kurzy apod.) a SimpleTicket (systém na prodej vstupenek). V současnosti ho využívá více než 20 tisíc klientů. Dostupné jsou balíky Hobby+, Fajn, Ideal a Profi. Vybrat si můžete měsíční nebo roční předplatné. Roční předplatné je o 20 % výhodnější.

Vyfakturuj je výborný fakturační systém pro e-shopy, které nejlépe využijí automatizování faktur, párování plateb a napojení na různé platební brány přes API. Oceníte ho i v případě, že máte více firem – umožňuje fakturovat až pro 3 firmy.

Klady a zápory Vyfakturuj.cz

Klady (+)Zápory (-)
+ V nejvyšším balíku možnost fakturace až pro 3 firmy.- Není dostupný jako mobilní aplikace.
+ Integrace s platební bránou GoPay, ThePay, ComGate a B-payment.
+ Integrace plateb přes PayPal.
+ Exporty do účetních programů Money S3, Pohoda, Premier.
+ Daňové přiznání k DPH.
+ Podle zvoleného balíčku přístup pro účetní, v nejvyšším balíku neomezený počet uživatelů.
+ Zákaznická podpora přes telefon, chat nebo email.
+ Pokud potřebujete jen evidovat faktury a máte méně než 5 odběratelů, dostupná je omezená verze zdarma.
+ Roční předplatné s 20% slevou.
+ Všechny balíky lze zdarma vyzkoušet na 30 dní.
+ Na stránce je Fakturopedia - články zaměřené na všechny náležitosti okolo faktur (vystavení, storno, penále, neplatiči ...).
+ Dostupné jsou podrobné návody i videonávody k ovládání fakturačního systému.

mPohoda.cz

Česká firma Stormware nabízí různý ekonomický software – POHODA (účetní systém), PAMICA (mzdy a personalistika), TAX (daňová přiznání), Business Intelligence (analýza a reporting pro systém POHODA), GLX (kniha jízd a cestovní výkazy), WINLEX (zákony) a z její vývojářské dílny je i fakturační systém mPOHODA. Do 31.5.2020 mají všichni uživatelé přístup zdarma. Od června 2020 budou dostupné varianty mPOHODA Start (s limity) a mPOHODA (bez limitů).

Klady a zápory mPohoda.cz

Klady (+)Zápory (-)
+ Vhodný pro české i slovenské podnikatele.- Ve webové aplikaci není možné evidovat EET, pouze v mobilních aplikacích.
+ Webová aplikace i mobilní aplikace (iOS, Android).- Exporty pro jiné účetní programy pouze ve formátu XML.
+ Pro uživatele účetního programu POHODA zdarma.- Chybí integrace s platební bránou.
+ Umožňuje nastavení cizí měny na dokladech.- Chybí zákaznická podpora přes chat.
+ Zákaznická podpora telefonicky nebo mailem.- Není funkcionalita pro podání na Daňový úřad.
+ Neomezený počet uživatelů.
+ Dokumentace mPOHODA pomocník s podrobnými návody.

Porovnání fakturačních systémů

Pokud jste se ještě nerozhodli, pomoci vám může srovnání fakturačních systémů z hlediska ceny, dostupnosti platebních bran, nebo možnosti integrace s účetními systémy.

Dle ceny

Je pro vás rozhodující cena? Fakturační systémy Fakturoid, iDoklad, Vyfakturuj poskytují zdarma základní fakturaci do 5 odběratelů. V iKrose je možná základní fakturace pro neomezený počet odběratelů a mPOHODA je zdarma pro majitele účetního programu POHODA.

Potřebujete i pokročilou funkcionalitu? V následující tabulce je uveden poplatek za nejvyšší balík s plnou funkcionalitou fakturačního systému platný ke dni zveřejnění článku.

SystémMěsíční předplatné při měsíčních úhradách bez DPHMěsíční předplatné při měsíčních úhradách s DPHMěsíční předplatné při roční úhradě bez DPHMěsíční předplatné při roční úhradě s DPH
Fakturoid.cz640 Kč774,40 Kč586,70 Kč709,90 Kč
iDoklad.cz580 Kč701,8 Kč480 Kč580,80 Kč

SuperFaktura.cz

549 Kč664,29 Kč469 Kč567,49 Kč
iKros (pouze SR)6,58 – 16,58 Eur7,90 - 19,90 Eur6,58 – 16,58 Eur7,90 - 19,90 Eur
Vyfakturuj.cz (pouze ČR)490 Kč593 Kč390 Kč472 Kč
* mPohoda.cz--1370 Kč1657,7 Kč

* Pro majitele programu POHODA zdarma a do 31.5.2020 pro všechny zdarma.

Dle dostupných platebních bran

Pokud je pro vaše podnikání důležité propojení fakturačního systému s platební bránou, užitečné bude pro vás následující srovnání:

SystémPlatební brány
Fakturoid.cz

GoPay, PayPal

iDoklad.cz

PayPal

SuperFaktura.cz

Barion pro ČR i SR, Besteron pro SR, PayPal

iKros (pouze SR)TrustPay, GoPay - pro vlastní eshopové řešení INTEO
Vyfakturuj.cz (pouze ČR)GoPay, ThePay, Comgate, B-payment, PayPal
mPohoda.cz-

Kolik plateb přes platební bránu očekáváte, v jakém objemu? Zjistěte, která z platebních bran má pro vás navíc lépe vyhovující poplatky a vyberte si fakturační systém podle toho.

Dle kompatibility s účetními programy

V nabídce firem, které vyvíjejí účetní programy je často i fakturační systém. Je samozřejmé, že fakturační systém je přednostně integrován s vlastním firemním účetním programem. Tak je tomu v případě Money S3 a iDokladu, Pohody a mPohody a také Alfa+, Omega a iKrosu.

Jaký účetní program používá vaše účetní? Bude pro ni velkou výhodou, pokud její dodáte faktury v elektronické podobě a bude si je umět jednoduše naimportovat.

SystémVýstupy pro účetní programy
Fakturoid.cz

Money S, Pohoda, Abra Flexibee, Ježek DUEL, Ekonom, Harmonik

iDoklad.cz

Money S, Pohoda, Ježek DUEL, Altus, Vario

SuperFaktura.czMoney S, Pohoda, Proluc, ISDOC, MRP pro ČR (Money S, Pohoda,Omega, MRP, Proluc, Alfa+, Oberon, MK soft pro SR)
iKros (jen SR)Alfa+, Omega
Vyfakturuj.cz (jen ČR)Money S, Pohoda, Premier
mPohoda.czPohoda

Shrnutí a závěr

Účelem fakturačního systému je ušetřit vám čas. Jak dobrý podnikatel určitě optimalizujete náklady a chcete proto komplexní nástroj za nejlepší cenu.

Podle údajů z webů prodejců, největší počet uživatelů v Česku a na Slovensku má iDoklad. Zřejmě to souvisí is tím, že je ze stejné vývojářské dílny jako jeden z nejpoužívanějších účetních systémů Money S3. No na stupínek vítěze pro Slovensko při ročních platbách v našem výběru iDoklad jednoznačně klade jeho komplexní funkcionalita a nejnižší cena v porovnání s ostatními systémy. Jediné co mu chybí je integrace s platební bránou. Proto zvažte, zda ji potřebujete ji při svém podnikání.

Pokud jste začínající podnikatel na Slovensku a hledáte nejlevnější systém na vystavování faktur, pak sáhněte po iKrose. Umožňuje fakturaci pro neomezený počet odběratelů zdarma. Pokud se vaše podnikání rozroste, snadno přejdete na placený balík s pokročilou funkcionalitou.

Jako vítěz pro české eshopy se nám jeví fakturační systém Vyfakturuj. Má podobnou funkcionalitu jako iDoklad nebo Fakturoid, ale je levnější. Poskytuje vše od fakturace přes upomínky a různé statistiky po integrci s eshopem.

Slovenské eshopy si mohou vybrat například mezi SuperFaktura a Fakturoid. Rozhodující otázka asi zní: Kterou platební bránu chcete ve svém eshopu využívat? SuperFaktura – Besteron, Barion nebo Fakturoid – GoPay. Fakturoid pro ČR sice nemá možnost párování plateb se všemi bankami, pouze s ČSOB, Fio a Tatra bankou, ale pokud zvážíte firemní účet v těchto bankách, rozhodování bude možná snazší i pro vás. Stačí si promyslet, kde je konečná bilance “poplatky za služby bance + poplatky za služby platební bráně + poplatky za fakturační systém” výhodnější.

Pomohl vám článek v rozhodování? Chybí vám k rozhodnutí ještě něco? Napište nám do komentářů které funkce od fakturačního systému očekáváte vy.

Nejlepší fakturační nástroje pro freelancery a malé firmy pro rok 2020 @hostingcentrum #freelance

2 comments

  1. cena Reply

    V závěru píšete, že idoklad má nejnižší cenu, ale v porovnání dle cen je druhý nejdražší… Tak jak to je?

    • Tomáš Mahrík Reply

      Dobrý deň, s tou cenou je to trocha problematické, ale pokúsim sa to vysvetliť. Porovnávať tieto systémy len na základe ceny nie je podľa mňa relevantné, lebo každý v cene ponúka úplne iný rozsah služieb. Ceny sa u niektorých systémov líšia aj naprieč krajinami, majú rôznu cenovú politiku pre jedotlivé krajiny. Naše porovnanie vychádza z maximálnej konfigurácie služby pri ročnej platbe. Takže berieme do úvahy, aký rozsah služieb pri danej cene dostanete. Z nášho pohľadu pre podnikateľov zo Slovenska vychádza nejlepšie iDoklad a iKros. Pre podnikateľov v Česku pri pomere cena výkon vychádza najlešie Vyfakturuj.cz, ale ja osobne môžem doporučiť Fakturoid s ktorým mám veľmi dobré osobné skúsenosti, aj keď cena je vyššia.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..