Naše webové stránky obsahují odkazy na partnerské weby. Pokud se prokliknete z našich stránek na stránky partnera a tam si zakoupíte jeho služby, obdržíme za zprostředkování provizi (Zjistit více informací). Tato forma spolupráce nijak neovlivňuje objektivnost našich recenzí. Každým nákupem přes proklik z našich stránek podpoříte naši redakci, abychom i do budoucna mohli tvořit kvalitní a užitečný obsah. Ďekujeme.
Důležité upozornění Všechny naše články píšou skuteční lidé. Nejsou to umělé texty od stroje.
Recenze: Udělejte si pořádek v e-mailech se SupportBox
Obsah
Řešíte zákaznickou podporu a potřebujete v ní udělat rychle pořádek? Chcete vědět, jestli vám SupportBox pomůže vyřešit problém se zapomínáním odpovědět zákazníkům? Tak to vám nesmí utéct tato recenze oblíbeného nástroje pro chytrou komunikaci se zákazníky.
Co je SupportBox?
SupportBox je český ticketovací nástroj pro vylepšení práce zákaznické podpory, ve kterém můžete na jednom místě sdružovat nejen e-maily a zprávy z chatů, ale také telefonní hovory.
Zprávy, e-maily nebo hovory se přehledně třídí do jednotlivých schránek vytvořených k tomu účelu v systému SupportBox. Například e-maily od zákazníků, zaslané na e-mailovou adresu podpory, přijdou do schránky nastavené pro tuto adresu, e-maily pro účetní oddělení zase do schránky pro účetní oddělení a tak dále.
SupportBox si můžete představit jako chytrou schránku, do které přesměrujete veškerou firemní komunikaci se zákazníky.
Mohlo by se zdát, že jde o jakéhosi e-mailového klienta jako je Outlook nebo Thunderbird. Nicméně, v SupportBox se s poštou pracuje efektivněji. S využitím chytrých funkcí, propojováním s jinými systémy nebo nastavováním pravidel pro automatizaci. To vše online a bez nutnosti cokoliv instalovat do počítače.
Tento ticketovací systém vám udělá pořádek v komunikaci se zákazníky a využijete ho nejen při práci v týmu, ale i jako jednotlivci. SupportBox hlídá nejen, aby se nezapomnělo někomu odpovědět na požadavek, ale také s jeho pomocí můžete automatizovat delegování došlých zpráv jednotlivým lidem ve firmě.
Výhodou SupportBox je, že ho lze spojit s jinými službami, ze kterých si dokáže získat různé informace. Ty vám pak, v případě potřeby, zobrazí přímo ve schránce. Například propojením s fakturační službou iDoklad se tedy můžete rychle dozvědět informace o vystavených fakturách pro daného zákazníka, se kterým právě komunikujete.
Pro koho je SupportBox určený?
SupportBox jednoduše využijete všude, kde se komunikuje se zákazníky a kde potřebujete mít v této komunikaci pořádek a systém.
Zákazníky SupportBoxu mohou být malé i velké e-shopy, poskytovatelé služeb, prodejci online kurzů a další společnosti, kterým denně přichází mnoho e-mailů, zpráv z chatů nebo telefonních požadavků.
Systém SupportBox je navržen převážně pro práci v týmu. To obyčejní e-mailoví klienti nejsou. V SupportBox například nedojde k tomu, aby se zapomnělo odpovědět na nějaký e-mail nebo aby na stejný e-mail odpovídali v jeden okamžik dva lidé.
SupportBox lze považovat za helpdeskový systém. Ten nejčastěji využijete při dohadování se s klienty prostřednictvím různých komunikačních kanálů. Na velikosti firmy vlastně tolik nezáleží, spíše záleží na tom, jak moc chcete zefektivnit zákaznickou péči, mít v ní přehledný systém a zjednodušit si práci.
Kdo stojí za SupportBox?
SupportBox je český systém, za kterým stojí česká firma v čele s jejím majitelem Máriem Roženským. Ten má za sebou i další úspěšné projekty. Mimo jiné například AffilBox, který jsme nedávno také testovali (recenze Affilboxu) nebo nástroj FAPI pro zjednodušení online prodeje.
Od roku 2015 se Mário Roženský naplno věnuje zkvalitňování zákaznické péče e-shopů a firem.
SupportBox vznikl v roce 2014 jako doplňkový produkt pro právě zmíněný AffilBox. Jeho smyslem je, od samého počátku, poskytovat klientům lepší zákaznický servis a péči. Roženský v systému zužitkoval získané zkušenosti, které nabyl nejen při vyvíjení předchozích nástrojů, ale také při osobní komunikaci s reálnými klienty a testováním jejich zákaznické podpory.
SupportBox aktuálně používá přes 250 zákazníků. Ti s ním za měsíc odpoví na více než 600 000 dotazů svých klientů.
Hlavní vlastnosti nástroje
Hlavní výsadou nástroje SupportBox je jeho vzhled. Ten je velice podobný jiným online e-mailovým klientům jako je Gmail nebo Roundcube. Díky tomu se v něm rychle zorientujete nejen vy, ale i vaši zaměstnanci. Všechno je na svém místě, tak, jak to má u e-mailové schránky být.
V intuitivnosti ovládání je hlavní síla tohoto systému. Uživatelská přívětivost rozhraní je na takové úrovni, že v ní nejspíš nebudou složitě tápat ani méně zkušení uživatelé počítačů. Při používání schránky se rychle zorientujete, takže se nemusíte obávat ji nasadit do firemní komunikace ze dne na den.
Delegování e-mailů je užitečná funkce, kterou musím u SupportBox pochválit. Pokud vám přichází všechny e-maily na jednu adresu, například info@, tak ji jedním kliknutím můžete jednoduše přiřadit do schránky k vyřízení určitému oddělení nebo člověku ve firmě. Stejným způsobem můžete přesouvat e-maily, zaslané zákazníky do špatných schránek, aby se dostaly k odpovědným zaměstnancům firmy. Například stížnost na špatnou fakturu, zaslanou na e-mail podpory, můžete delegovat jedním kliknutím k vyřízení odpovědné účetní, která se o e-mail a špatnou fakturu postará.
Další chytrou funkcí, která vám ušetří čas a práci, je automatizace pomocí pravidel. V pravidlech můžete nastavovat podmínky a akce, které se mají vykonat, pokud e-mail splní danou podmínku.
Tuto funkci oceníte třeba u opakujících se e-mailů, které do firmy přichází. Například když někdo ohodnotí váš e-shop na Heurece, tak vám přijde e-mailové upozornění. Na tuto zprávu většinou není nutné okamžitě reagovat, takže pro ni můžete nastavit pravidlo „Zprávu z Heureka přesuň do schránky Josefa“. Tuto schránku může mít na starost někdo z týmu, kdo ví, že zprávy z Heureky stačí vyřizovat jen v určitých dnech v týdnu.
Při pečování o zákazníky se často stává, že vám do schránek chodí opakující se dotazy. Vypisovat stále dokola odpověď na stejnou věc je neefektivní. V systému si proto můžete připravit odpovědi, kterými na jedno kliknutí odpovíte na opakující se dotazy.
Hlavní vlastnosti nástroje:
- Intuitivní uživatelské rozhraní podobné běžným e-mailovým klientům
- Rychlé delegování zpráv
- Automatizace
- Statistiky
- Odpovídání pomocí připravených odpovědí
- Se systémem lze pracovat na mobilních telefonech, tabletech i počítačích
SupportBox je webová aplikace. To znamená, že ji můžete používat bez nutnosti cokoliv instalovat. K jejímu používání vám stačí internetový prohlížeč (Chrome, Firefox, Safari). Aplikace je plně responzivní, takže můžete svoji schránku spravovat stejně dobře na počítači jako na mobilním telefonu nebo tabletu.
Tento systém má firmám pomoci nejen s efektivitou práce, ale také s jejím zlepšováním. K tomu je důležité měřit jednotlivé úkony a vést pro ně statistiky, které můžete později vyhodnocovat. SupportBox má vestavěné statistiky, které vám ukáží například kolik do schránky chodí dotazů, jak rychle na ně kolegové odpovídají, jaká je spokojenost zákazníků a další ukazatele.
Cenové balíčky
Cenová politika nástroje SupportBox je velice jednoduchá. Platí se za uživatele. Jinak máte se schránkou neomezené možnosti. Můžete odesílat a přijímat neomezené množství e-mailů, vytvářet neomezené množství schránek pro neomezené množství firem nebo projektů.
Uživatel je vlastně váš kolega, zaměstnanec, operátor. Tedy člověk, který má svůj vlastní přístup ke schránce SupportBox, kde je mu přidělena na starost jedna nebo více schránek. Ty můžete uživatelům přidělovat pomocí pravomocí.
Cena za používání SupportBox je tedy závislá na počtu uživatelů, kteří s ním budou pomocí vlastních účtů pracovat. To je velice rozumný model, se kterým si rychle spočítáte, kolik vás bude zefektivňování firemní komunikace a zlepšování zákaznické péče stát.
Propojení SupportBox s dalšími službami a nástroji
SupportBox můžete propojit s mnoha dalšími službami. Díky tomu dostanete na jedno místo důležité informace o zákaznících, které byste mohli k vyřizování komunikace potřebovat.
To nejen usnadní a urychlí práci při řešení dotazů nebo vzniklých konfliktů, ale také vám to pomůže s kvalitnější zákaznickou péčí. Nic nevzbudí v lidech větší důvěru, než když jim dokážete, že vám nejsou lhostejní. Víte, kdo jsou a co pro vaši firmu znamenají. Abyste to dokázali, tak o nich potřebujete rychle získat informace z jiných míst.
Pomocí pluginů můžete do své schránky integrovat různé informace. Dobrou funkcí je, že do schránky účetní integrujete například pouze informace z fakturačních služeb, takže ji nebudou rozptylovat informace z jiných systémů, které potřebují vidět zase jiní členové týmu.
SupportBox můžete propojit například s affiliate software AffilBox, ze kterého získáte přehled o výkonnosti partnera. Propojením pluginem pro Shoptet zase okamžitě uvidíte náhled všech objednávek zákazníka i s informací, zda jsou zaplaceny. Podobné informace můžete získat propojením s WooCommerce.
Systém lze propojit s velkým počtem známých služeb a další budou určitě přibývat.
Návod, jak přesměrovat e-mailové schránky a začít používat SupportBox
SupportBox můžete začít okamžitě využívat, ale správné fungování služby předchází dva důležité kroky. Ty jsou nezbytné nejen pro správné přijímání zpráv k vám do schránky, ale také proto, aby se zprávy správně doručovaly vašim zákazníkům.
- Nastavení přesměrování e-mailů. Ve vaší dosavadní e-mailové schránce je nutné nastavit přesměrování e-mailů do schránky, kam chcete e-maily dostávat. Není to nic složitého. Je však důležité počítat s tím, že to má každý poskytovatel řešené trochu jinak. SupportBox má připravené nápovědy, jak na to. V případě nesnází vám ráda pomůže jejich uživatelská podpora.
SupportBox vám při založení nové schránky vygeneruje jedinečnou e-mailovou adresu. U svého poskytovatele dosavadní e-mailové schránky tedy musíte nastavit přeposílání e-mailů na tuto adresu.
Teď se budou všechny došlé zprávy směřované do mé schránky u Seznam.cz přesměrovávat do schránky v SupportBox. E-maily se budou automaticky přesměrovávat a ze schránky na Seznamu mazat. Pokud je tam budu chtít ponechat, tak mohu zvolit akci pro zasílání kopií e-mailů.
Důležitý krok pro nastavení odesílání e-mailů ze SupportBox.
Tento krok je nezbytný k tomu, aby se z vaší schránky v systému SupportBox mohly správně odesílat e-maily vašim zákazníkům. Ve schránce systému musíte nastavit přístup k vlastnímu SMTP (poskytne vám poskytovatel e-mailu) nebo u domény nastavit SPF záznam.
Je to důležité kvůli tomu, aby vaše zprávy nepadaly zákazníkům do spamu.
Nastavení SMTP
Nastavení SMTP je daleko jednodušší řešení než metoda SPF. V obou případech vám vždy pomohou nápovědy od SupportBox nebo zákaznická podpora.
Nastavení SPF záznamu
Pro nastavení SPF záznamu potřebujete mít přístup k nastavování DNS u své domény. Do záznamu pak vložíte textový řetězec (TXT záznam): v=spf1 a mx include:spf1.supportbox.cz ~all
Klady a zápory SupportBox
| Klady (+) | Zápory (-) |
|---|---|
| + Jednoduché intuitivní rozhraní | - Chybí napojení na více e-shopových systémů |
| + Systém i podpora jsou v češtině | - Import zpráv z jiných e-mailových klientů pouze s asistencí podpory |
| + Delegování zpráv jiným členům týmu | |
| + Jednoduché nastavení (případně asistence uživatelské podpory) | |
| + Pluginy pro spojení s jinými službami a nástroji |
Hodnocení a závěr
SupportBox vypadá na první pohled velice jednoduše, ale v jeho pozadí se skrývá mnoho funkcí, které vám s efektivní komunikací dokáží vážně pomoci.
Pokud bych SupportBox hodnotil pouze podle jeho webových stránek, tak bych si tipl, že jde o zastaralý nástroj, na který už se pouze nanáší virtuální prach. Ale není to pravda. Nástroj prošel za dobu svého fungování znatelným vývojem, který mu přidal další chytré funkce.
Vedoucí zaměstnanci, samotné vedení společnosti nebo majitel z řad zákazníků SupportBoxu určitě ocení přehledné statistiky výkonnosti celého týmu, ale i samotných kolegů. Stejně tak všichni zmínění ocení jednoduché delegování e-mailů dalším členům týmu.
Protože jsem si chtěl jména svých schránek přizpůsobit, tak jsem v systému musel pár minut hledat, abych zjistil, kde se to dá vlastně udělat. Nějakou dobu mi trvalo, než jsem si všiml ozubeného kolečka v levé dolní části obrazovky. To byla jediná chyba, kterou jsem při používání zaznamenal.
Pro práci v týmu bych SupportBox určitě doporučil a doporučil bych ho i jednotlivcům, kteří nějakým způsobem řeší uživatelskou podporu a potřebují v ní udělat pořádek.
