Recenze: Freelo vám pomůže ukormidlovat jakýkoliv projekt

Freelo recenze: nástroj pro řížení projektů

Ke zvyšování produktivity, ke stíhání termínů, k většímu klidu v životě i v práci potřebujete mít pořádek v úkolech. V naší recenzi jsem otestoval český nástroj Freelo. V tomto článku se dozvíte, co všechno tento nástroj umí a jak vám dokáže pomoct s řízením projektů a plánováním úkolů. 

Pokud preferujete video, tak můžete shlédnout i video recenzi na našem YouTube kanálu Webhostingcentrum.


Naši partneři

Norton 360

Co je Freelo?

Freelo je česká online aplikace na řízení projektů a úkolů. Jejím hlavním smyslem je snadná organizace práce v týmu a s tím spojené rozdělování úkolů, komunikace s týmem nebo jeho nenucené zvyšování produktivity. 

Freelo je prostě dobré k rozpracovávání projektů na drobnější úkoly, které jdou pak jednoduše delegovat kolegům v týmu. Je jedno jestli jsou to internisté nebo externisté. Důležité je, že v aplikaci je možné pod jednotlivými úkoly komunikovat, což řeší problém s roztahanou komunikací po e-mailech, Slacku, Facebooku, Skype nebo jinde, kdy pak máte hlavu plnou jen toho, že si musíte pamatovat, co se kde řeší.

Freelo funguje jako SaaS software (Software as a Service – Software jako služba), který běží v cloudu, poskytovatel ho udržuje a také neustále vyvíjí, aby se uživatelům dobře používal. Za mě je jednou z hlavních výhod SaaS aplikací právě to, že běží v cloudu, takže jsou neustále synchronizované a zálohované. A to nejpodstatnější pro mě je, že většinou nejsou fixované na konkrétní počítač (zařízení), takže je možné se k nim přihlásit vlastně odkudkoliv na světě a z jakéhokoliv zařízení. 

Kdo stojí za Freelo?

Za Freelo stojí tři kamarádi ajťáci – Karel Borkovec, Jan kulda a Karel Dytrych. Ti pracovali několik let na klientských projektech, kde si mohli vyzkoušet nejen různé druhy zakázek, ale také různé způsoby plánování práce/projektů. Ubíjející rutinní úkony, které souvisely s klientskou prací, nakonec vykrystalizovaly ve vznik vlastního interního systému. Ten měl řešit komunikaci s klienty a s týmem. Nakonec přišla myšlenka vytvořit webovou aplikaci, která by pomohla dalším firmám a jejich týmům.

V roce 2020 bylo do Freelo registrovaných přes 30 000 uživatelů. Denní návštěvnost aplikace byla v průměru přes 4000 lidí. Zajímavostí také je, že Freelo už pomohlo odbavit přes 1,5 milionu úkolů v 80 000 projektech.

Hlavní funkce nástroje

Jestli znáte podobné nástroje, tak víte, že časem tak nějak s přibývajícími funkcemi bobtnají a s tím jde ruku v ruce zesložiťování uživatelského rozhraní. U Freelo je to trochu jinak. Funkcí už má hromadu, další určite přibudou, ale uživatelské prostředí je pořád stejně jednoduché. A to na něm oceňuji. 

Freelo má v sobě spoustu zajímavých funkcí. Jejich popisování by zabralo opravdu spoustu místa a času, takže zde popíši ty nejvíce zajímavé.

Nástěnka

Nástěnka je první věc, která by vás měla ráno v práci přivítat. Pokud člověk pracuje na více projektech, tak spíše než nějaký rozcestník nástěnek, potřebuje vidět, co mu v jakém projektu hoří. Určitě je vám nejspíš jasné, že tímhle narážím zejména na Trello, kde se musíte proklikávat do jednotlivých nástěnek, abyste viděli úkoly. Já vím, Trello má karty, což je vlastně nástěnka s nástěnkami. Jenže, to není vůbec přehledné.

Ve Freelo zobrazuje hlavní nástěnka souhrnný průřez všemi projekty a úkoly, které vám jsou přiřazené. To vás vlastně nenutí projíždět všechny karty s úkoly a hledat ty své. Zkrátka je vidíte na úvodní obrazovce aplikace. Úkoly je možné snadno filtrovat podle určitých pravidel, takže se lehce dopracujete k tomu, co chcete nebo potřebujete dělat.

Nástěnka v aplikaci Freelo
Nástěnka v aplikaci Freelo s podstatnými informacemi.

Projekty

Freelo popisuje projekty jako schránky pro úkoly, komunikaci, soubory nebo poznámky. Projektem zkrátka může být například jednorázovka jako napsání recenze o Freelo na Webhosting Centrum, plánování itineráře na dovolenou, ale také to může být dlouhodobá spolupráce na čemkoliv. K poslednímu zmíněnému asi budete tento nástroj používat nejčastěji.

Ukázkový projekt v nástroji Freelo
Ukázkový projekt ve Freelo.

Projekt se dělí na to-do listy (dílčí úkoly projektu). Když se podíváte na obrázek výše, tak u projektu máte další záložky: poznámky, uživatelé, soubory, kalendář úkolů, výkazy a fakturace. To je podle mě bezvadný pomocník, který zpřehledňuje celý projekt.

Co to znamená? Když totiž kdokoliv přidá k nějakému úkolu přílohu, tak tento soubor se také přidá pod záložku soubory. Díky tomu jsou přílohy hezky pohromadě, takže pak není nutné kvůli jejich dohledání procházet všechny úkoly.

Pod záložkou kalendář máte kalendář, ve kterém už jsou rozplánované vaše úkoly na konkrétní dny. K tomu je zapotřebí, aby úkolu někdo přidal termín. Nicméně, pokud je úkol bez termínu, tak je možné jej do kalendáře tahem myší přetáhnout a tím mu termín přidělit

Kalendář s termíny úkolů
Kalendář s úkoly.

Kalendář je pak možné sdílet, takže si můžete Freelo kalendář propojit například s Google Kalendářem, protože co si budeme povídat, pro mobil existují asi vychytanější widgety a aplikace.

Kanban

Kanban board je součástí projektů. Freelo v základu zobrazuje to-do listy v projektech jako seznamy pod sebou. Někdy je to přehlednější, ale při práci na projektu se mi vždy spíš osvědčil starý dobrý kanban systém, tak jak ho navrhl praotec Taiičiho Óno. A určitě nejsem sám. V kanbanu si prostě přesouváte po tabuli úkoly z jednoho sloupce do dalšího. Takže dobrou zprávou je, že výpis úkolů si můžete v projektu jednoduše přepnout na kanban.

Freelo kanban board
Ukázka kanban board.

Měření času (Timetracking)

Timetracking zastupuje ve Freelo další nástroj, který spousta lidí při práci používá. Mluvím o Toggl. Ten už nejspíš potřebovat nebudete. Tedy pokud nepoužíváte nějaké jeho složitější funkce. Výhoda je prostá. Nemusíte používat k práci více nástrojů. Díky tomu nemusíte z jednoho nástroje přepisovat údaje do dalšího nástroje. A to je velká úspora času a nesmyslné rutinní práce.

Měření času při recenzování Freelo
Spuštění měření času.

Spustit měření je možné buď přímo u úkolu nebo v hlavní navigační liště nástroje. U Freelo však neměříte jen samotný čas, ale u projektu můžete jednotlivým uživatelům nastavovat hodinové sazby. Měřič času pak změřený čas přepočítá na peníze.

To všechno si můžete nechat zobrazit v přehledném výkazu. A to buď ve svém vlastním, nebo si můžete zobrazovat výkazy u konkrétních projektů. U těch můžete nastavovat uživatelské přístupy pro klienty nebo spolupracovníky.

Sournný report výkazu práce.
Výkaz práce.

Šablony

Někdy se může stát, že projekty jsou si dost podobné nebo je u nich potřeba postupovat stejně. Například pracujete pro různé klienty na správě PPC kampaní. Založení takové PPC kampaně má svůj vlastní postup nebo spíše dílčí úkoly, podle kterých je dobré postupovat, ať se na nic nezapomene. Abyste tyto úkoly nevypisovali u každého nově příchozího klienta znovu a znovu, tak si můžete vytvořit šablonu, ze které snadno vytvoříte to-do list u konkrétního projektu/klienta. 

Stejně, jako si postupem času vylepšujete své vlastní know-how, tak si určitě vymazlíte i svůj to-do list k dokonalosti. Tím nejen podpoříte svůj skill, ale také by se nemělo už nikdy stát, že zabřednete do rutiny při vypisování stále stejného checklistu. S dokonalým checklistem u projektu by se nemělo stát, že zapomenete na nějaký dílčí krok.

Vytváření projektu ze šablony.
Příklad šablony, ze které vytvořím nový to-do list.

Při zakládání to-do listu u nového projektu jsem musel kliknout asi 3x na myš místo zdlouhavého vypisování všech opakujících se úkolů.

Freelo má také databázi šablon, kterou dali dohromady experti z různých oborů. Tyto šablony mohou uživatelé používat u svých vlastních projektů. Tím si třeba vylepší postupy a vlastní know-how. Ale nebojte, když si ve Freelo vytvoříte šablonu, tak ta nebude s nikým sdílená, takže vaše postupy nebude používat nikdo jiný.

Kategorie šablon a checklistů
Kategorie šablon a checklistů.

Cena

Freelo má v nabídce celkem 4 cenové tarify a z toho je jeden úplně zadarmo. Placené tarify se jmenují Freelance, Team a Business. Jejich názvy už tak nějak vlastně specifikují jejich způsob využití.

Ceník nástroje Freelo
Ceník nástroje Freelo.

Tarif zdarma je spíše pro osobní využití, ke zvyšování osobní produktivity a k lepšímu plánování čehokoliv. Ve svém účtu můžete založit 2 aktivní projekty a pod nimi vytvářet nejspíš neomezeně to-do listů. Do projektu můžete pozvat další 2 uživatele. Pro malý projekt je to nejspíš dostačující. Když nějaký projekt archivujete, tak se do počtu projektů nepočítá, a můžete založit místo něho jiný projekt.

Placené tarify se od sebe liší počtem aktivních projektů a prostorem pro data (přílohy). Pak také máte možnost využívat API. U projektu Team a Business lze delegovat, kromě jednotlivých úkolů, také celé projekty včetně jejich správy.

Na první pohled se může zdát Freelo dražší než ostatní podobné nástroje. Ale všimněte si u placených tarifů, že na projektech může spolupracovat neomezeně uživatelů. Žádné platby převedené na uživatele/měsíc, kvůli kterým se podobné nástroje poměrně prodražují. Obzvlášť u větších týmů.

Integrace a import z jiných nástrojů

Freelo umí spolupracovat s nástroji třetích stran. Pokud používáte konkurenční nástroje, tak vás určitě zajímá zejména import dat od nich do Freelo. Je to možné. Freelo umí importovat nástěnky z Trello a stejně tak umí importovat projekty z Basecamp 2. Tady převodu projektů nic nebrání.

Seznam nástrojů, které lze propojit s Freelo
Integrace nástrojů třetích stran.

Jak už jsem v recenzi zmínil, tak Freelo kalendář je možné sdílet, takže ho snadno synchronizujete se svým Google Kalendářem i s kalendářem v Outlooku.

Fakturaci a účetnictví můžete řešit přes známé české služby, se kterými svůj účet dokážete také snadno propojit a tím se vám zase poměrně zjednoduší život při vykazování a fakturování práce.

Klady a zápory

Klady (+)Zápory (-)
+ Jednoduché uživatelské prostředí.
Bezplatná verze je omezená na 2 projekty.
Hlavní nástěnka nabízí souhrnný přehled úkolů ze všech projektů.
Měření času a jednoduché vykazování.
+ Kanban board.
+ Schránky (záložky) u projektů. Vše je hned po ruce.
+ Nástroj je v češtině, slovenštině a angličtině.

Shrnutí a závěr recenze

Freelo vyplešuje dost věcí, které vám mohou v ostatní aplikacích vadit. Asi logicky se neustále nabízí srovnávat Freelo vs. Trello. 

Pokud bych oba nástroje porovnal, tak Freelo se snaží některé věci zjednodušovat a zpřehledňovat. Ať je to mnou vychvalovaná nástěnka s přehledy úkolů, která je super užitečná a efektivní. To v Trello si pěkně poklikáte do nástěnek, než zjistíte, co máte dělat.

Pak je tu také ta správa úkolů, poznámek, uživatelů a jiných věcí souvisejících s projektem. Všechno je roztříděné do konkrétních záložek. Nehrozí zdlouhavé hledání čehokoliv.

Měření času je další věc, kvůli které se vám bude tenhle nástroj líbit. A to včetně přepočítávání času na peníze. Klientům a projekťákům se zase bude líbit perfektní výkaz práce s jednotlivými úkoly a časem na nich stráveným. Ano, jde to dělat i jinak, ale proč?

Cena je citlivé téma. Za věci se musí platit. To všichni chápeme, dokud netaháme peníze z vlastní kapsy. Freelo zdarma je dost omezené. Dva aktivní projekty, to prostě není moc. Jsme ale v malém českém rybníčku, takže není možné dávat dobré věci zadarmo. Aplikace toho umí hodně a dokáže nahradit řadu nástrojů. To je výhoda, že nemáte pak věci roztahané, ale máte je pěkně na hromádce. Jestli řešíte cenu, tak pak musíte sami zvážit, co se vám vyplatí, nebo nevyplatí.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..